Signature électronique

SIGNATURE ÉLECTRONIQUE

🎯 Objectifs :

Pour quoi faire ?

• Dématérialiser la signature des contrats (contrats staff, embauches artistes, devis) directement depuis HEEDS, sans impression ni envoi postal

• Accélérer les processus de contractualisation grâce à une signature en ligne rapide et sécurisée

• Garantir la valeur légale des documents signés via le partenaire Yousign

• Centraliser le suivi des signatures (envoi, relance, statut) depuis l'interface HEEDS

• Personnaliser l'expérience de signature (emails, interface Yousign) aux couleurs de la structure

Pour aller plus loin

• Annuler un contrat staff signé : depuis la liste des contrats staff, ajouter la colonne "annulé" et activer le statut — le contrat est évacué de la liste (filtre "annulé = non" par défaut), la ligne redevient blanche côté contractualisables, et l'historique est conservé (contrairement à une suppression). Attention : la signature reste décomptée du quota.

• Signer un document externe (non généré par HEEDS) : il est possible de déposer un document tiers et de le mettre en signature depuis l'onglet Signature électronique au niveau événement, artiste ou contacts — à condition que le document ne contienne aucun mot-clé HEEDS

• Utiliser le mode 2 signatures : l'émetteur·trice et le·la destinataire signent tous les deux ; chacun reçoit des notifications à chaque étape (invitation à signer, confirmation post-signature de l'autre partie)

• Utiliser le cachet électronique : alternative à la double signature, le document est certifié par Yousign en délégation sans qu'une signature visible de l'employeur soit nécessaire — pratique pour les structures qui ne souhaitent pas que leur représentant signe chaque document

• Signer des devis : la signature électronique s'applique aussi aux devis (depuis Facturation > Liste des factures et devis > Lancer la signature) ; l'émetteur de devis doit être associé à un émetteur de signature dans les paramètres

• Télécharger en masse les devis signés : depuis la liste des factures et devis, sélectionner les lignes et utiliser "Traitement par lot > Archiver les devis signés (.zip)" — seuls les devis effectivement signés sont inclus dans le zip

• Tester sans consommer de quota : le mode sandbox permet de tester l'intégralité du parcours de signature ; les documents générés portent un filigrane "Sandbox" et n'ont pas de valeur légale

• Paramétrer plusieurs émetteurs : si vous utilisez plusieurs environnements (ex : contrats staff ET embauches artistes), vous devez configurer un émetteur distinct pour chaque environnement, depuis Signature électronique > Paramètres > Émetteurs

Liste des rendus

• Document signé téléchargeable (contrat, devis, embauche artiste…) avec valeur juridique

• Email de notification envoyé aux signataires (destinataire et/ou émetteur selon le mode)

• Cachet électronique Yousign apposé sur le document (en mode cachet)

• Historique et suivi de l'état de signature consultable dans HEEDS (envoyé, signé, annulé…)

• Expérience de signature personnalisée (interface et emails aux couleurs de la structure)

Limite du module

• Une signature en cours au niveau staff ne peut pas être annulée → Nouveauté : il est désormais possible d'annuler un contrat staff via la colonne "annulé" (la signature reste tout de même décomptée du quota)

• Il n'est pas possible de relancer une procédure de signature après annulation au niveau staff (la ligne redevient blanche côté contractualisables, mais une nouvelle signature ne peut pas être relancée)

• Les matrices docx doivent impérativement être au format .docx (pas PDF) sinon la signature ne fonctionne pas

• Le mode cachet électronique nécessite que l'en-tête de la page du document Word soit vierge

• Le module est soumis à un système de quotas (crédits de signatures à acheter) ; un mode sandbox est disponible pour tester sans quota

• Seuls 2 mots-clés sont pour l'instant reliés à la signature électronique

Vidéo de présentation

Glossaire

• Émetteur·trice : la personne côté structure qui déclenche et/ou signe le document (employeur)

• Destinataire : la personne qui reçoit et signe en premier (salarié·e, artiste, contact)

• Yousign : partenaire de signature électronique intégré à HEEDS, qui certifie les documents

• Cachet électronique : process qui scelle et certifie le document en délégation (Yousign pour Heeds pour le client), sans signature visible de l'employeur

• Sandbox : mode test sans valeur légale, identifiable par le filigrane "Sandbox" sur le document

• Matrice docx : modèle de document Word intégrant les mots-clés de signature ($partner_first_signer$, $sender_last_signer$)

• Quota : crédit de signature acheté auprès du service commercial Heeds

• Les 3 modes de signature : 1 x signature (destinataire seul), 2 x signatures (destinataire + émetteur), 1 x signature + cachet électronique

• Les 6 environnements : les 6 contextes depuis lesquels la signature peut être déclenchée dans HEEDS (niveau événement, artiste, contacts, staff…)

🚫 Quels sont les droits nécessaires pour utiliser ce module ?

Simple usager : (utilisation et consultation)

Usager expert (paramétrages)

⁉️ Comment ça marche ?

Tutos pas à pas : paramètrage du module

Tutos pas à pas : utilisation du module

Tutos pas à pas : routines métiers